Sistema Atual

Os pedidos são recebidos por telefone ou e-mail. Após o pedido ser feito o cliente é informado do preço e do prazo de entrega, então ele confirma o pedido. Pedidos feitos até às 12:00hs. São entregues dentro do prazo de 24hs. no Brasil e 48hs. no Mercosul. Uma pessoa, a dona no caso, fica responsável por transmitir as especificações dos pedidos para que a expedição seja feita em Sertãozinho, consultando o estoque ou vendo a possibilidade de ser produzido em tempo. Em Sertãozinho os produtos são separados, embalados, etiquetados (são feitas etiquetas com o nome e endereço no Word) e entregues aos Correios, que passa na empresa para o recolhimento (em Sertãozinho). A empresa utiliza-se do sistema de reembolso postal e todas as entregas são feitas com o uso do AR.

Como se vê quase tudo é feito manualmente, somente as etiquetas são feitas no computador com o uso do Word.

Funcionando deste modo, a empresa deixa de calcular previamente o valor do frete, leva os produtos e passa as informações da venda para Sertãozinho, por não ter um sistema informatizado de consulta de estoque.

O sistema poderia ser melhorado se conseguisse obter especificações do cliente: nome, endereço, na forma de um banco de dados acessível a todos os usuários. Também seria melhorado se fossem incorporadas na nota a quantidade de volumes e o peso de cada um, que permitiria o cálculo do frete. E a emissão das etiquetas usaria os dados do sistema consultando a base de dados.

 No sistema planejado:

Automatizado - Pedido (pouparia tempo/agilizaria o processo)

• Consulta no banco de dados do estoque
• Emissão da etiqueta para o destinatário
• Emissão da Nota Fiscal
• Faturamento dos pedidos

• Consulta da produção
• Expedição
• Embalagem

 Requisitos preliminares de Hardware/Software/Rede

• 1 Terminal a partir de um servidor (para todo o sistema) : US$ 1800

• Rede NT : US$300 a US$500 (para todo o sistema)

• Software : implantação = US$1500

manutenção = US$150

• Impressora Térmica = US$500 a US$800

Os riscos possíveis estão relacionados às máquinas ruins, aceitação do usuário, redundância, retrabalho. Para preveni-los pode-se ter uma boa política de compras, uma boa interface do software, bom treinamento para os usuários, facilidade de mexer no software, utilizar a base de dados para todas as ferramentas do sistema, e uma vez lançados os dados de entrada no sistema estes não precisam ser lançados novamente para o uso de outras ferramentas.

A linguagem a ser escolhida deve ser mediana porque não requer muitos recursos e também não deixa a desejar como linguagens mais fracas. Após a escolha da linguagem devem ser pesados os elementos de hardware. Não há a necessidade de comprar o computador mais potente, mas também não deve-se comprar o computador que somente preencha os requisitos, isto vale para todos os componentes de hardware do sistema.

Os requisitos preliminares de armazenamento do sistema compreendem um HD de pelo menos 8 GB (que são os menores oferecidos no mercado).

No sistema planejado haveria os benefícios: um funcionário de US$200/mês seria dispensável, menos retrabalho, menos erros, maior agilidade no processo (conseguindo atender mais clientes, mais rapidamente), e uma preparação para estar crescendo. Por estas razões o sistema é viável. Ele geraria o aumento das vendas, maior rapidez dos processos, maior eficácia, mais atenção às outras áreas e uma capacidade para atender a um crescimento.

26/06/2000